Naar de inhoud
pragmivo

Workflows die we op automatische piloot zetten

Zes processen die kmo's de meeste tijd kosten, en hoe ze lopen zodra de systemen erachter gekoppeld zijn.

Van order tot betaling

Vandaag: Bestellingen komen binnen via mail, telefoon en pdf en worden in het ERP overgetypt. De facturatie wacht op papierwerk, en betalingen worden met de hand gecontroleerd.

Wat we koppelen

  • Mail en bestel-pdf's
  • ERP of boekhouding
  • Voorraad
  • Bank en betaalprovider

Hoe het loopt

  1. 1Bestellingen worden uit mail en pdf gelezen en in het ERP aangemaakt
  2. 2De voorraad wordt gereserveerd en de klant krijgt een bevestiging
  3. 3De levering start de factuur, verstuurd per mail of via Peppol
  4. 4Betalingen worden gematcht en herinneringen gaan op tijd de deur uit

Wat er verandert

  • Geen bestelling twee keer getypt
  • Facturen vertrekken op de dag van levering
  • Elke ochtend zicht op uw cashpositie

Van lead tot offerte

Vandaag: Aanvragen komen via vijf kanalen binnen, offertes worden uit oude documenten opnieuw opgebouwd en de opvolging hangt af van iemands geheugen.

Wat we koppelen

  • Webformulieren, mail en telefoon
  • CRM
  • Prijslijsten en productgegevens
  • Documentsjablonen en e-handtekening

Hoe het loopt

  1. 1Elke aanvraag komt met haar bron in het CRM terecht
  2. 2Een offerte wordt opgesteld op basis van prijslijsten en historiek
  3. 3Een medewerker controleert ze, verstuurt ze en laat ze online ondertekenen
  4. 4Aanvaarde offertes worden bestellingen zonder overtypen

Wat er verandert

  • Sneller een eerste antwoord
  • Geen vergeten opvolging
  • Een pipeline waarop u kunt rekenen

Interventies

Vandaag: Interventies worden telefonisch ingepland, op papier gerapporteerd en weken later gefactureerd, zodra iemand de werkbonnen heeft overgetypt.

Wat we koppelen

  • Planning en agenda's
  • Mobiele app voor technici
  • ERP voor onderdelen en uren
  • Klantenportaal

Hoe het loopt

  1. 1Aanvragen worden ingeplande opdrachten met de juiste technicus en onderdelen
  2. 2Technici vullen werkbon en handtekening in op hun gsm
  3. 3Uren en onderdelen stromen door naar het ERP
  4. 4Facturen liggen dezelfde dag klaar ter controle

Wat er verandert

  • Kortere tijd van opdracht tot factuur
  • Volledige, leesbare werkbonnen
  • Klanten zien de status zonder te bellen

Aankoopfacturen

Vandaag: Leveranciersfacturen komen in elk formaat binnen, worden met de hand ingegeven en wachten dan in iemands mailbox op goedkeuring.

Wat we koppelen

  • Mailbox en Peppol
  • Documentherkenning
  • Boekhouding
  • Goedkeuringsflow

Hoe het loopt

  1. 1Facturen worden opgehaald uit de mailbox en via Peppol
  2. 2Bedragen, btw en lijnen worden herkend en gekoppeld aan bestelbonnen
  3. 3Uitzonderingen gaan ter goedkeuring naar de juiste persoon
  4. 4Goedgekeurde facturen worden geboekt en ingepland voor betaling

Wat er verandert

  • Minder intypen, minder fouten
  • Goedkeuringen die niet blijven hangen
  • Klaar voor verplichte e-facturatie

Klantenportaal

Vandaag: Klanten bellen en mailen om de status van bestellingen, documenten en kopieën van facturen te vragen.

Wat we koppelen

  • ERP en CRM
  • Documentopslag
  • Login en rechten

Hoe het loopt

  1. 1Klanten loggen in en zien bestellingen, leveringen en facturen
  2. 2Documenten en certificaten zijn te downloaden
  3. 3Serviceaanvragen komen binnen via een gestructureerd formulier
  4. 4Alles blijft gesynchroniseerd met uw systemen

Wat er verandert

  • Minder telefoontjes over de status
  • Een professionelere klantervaring
  • Aanvragen die volledig binnenkomen

Managementrapportage

Vandaag: De maandcijfers worden samengesteld uit exports, kosten een namiddag werk en niemand vertrouwt ze helemaal.

Wat we koppelen

  • ERP, CRM en boekhouding
  • Een rapportagedatabank
  • Dashboards en geplande mails

Hoe het loopt

  1. 1Gegevens worden volgens planning uit elk systeem gehaald
  2. 2Definities worden één keer afgesproken en overal toegepast
  3. 3Dashboards werken zichzelf bij
  4. 4De kerncijfers komen elke maandag per mail

Wat er verandert

  • Eén versie van de cijfers
  • Geen rapportnamiddagen meer
  • Problemen zichtbaar zolang ze klein zijn

Ziet uw proces er anders uit? Dat is meestal zo. We brengen het eerst in kaart.

Wat het dubbele werk kost

Drie eigen schattingen. De rekensom is eenvoudig: mensen × minuten per dag × 220 werkdagen.

6
30
€ 45

660uur per jaar

Ongeveer € 29.700 per jaar, besteed aan informatie met de hand verplaatsen.

83 volle werkdagen per jaar. Elk oranje vakje is er één.

Een schatting op basis van uw cijfers, geen belofte van ons. In het eerste gesprek bekijken we welk deel echt kan verdwijnen.

Bespreek deze cijfers

Eén workflow, voor en na

Kies een proces en schakel dan tussen hoe het vandaag meestal loopt en hoe het loopt zodra de systemen gekoppeld zijn.

Proces
Weergave

7 stappen, 6 met de hand

  1. Bestelling komt binnen als mailbijlageAutomatisch
  2. Iemand typt ze in het ERPMet de hand
  3. Voorraad gecontroleerd in aparte spreadsheetMet de hand
  4. Bevestiging wordt opgesteld en verstuurdMet de hand
  5. Boekhouding hoort dat de bestelling vertrokMet de hand
  6. Factuur gemaakt uit de leveringsbonMet de hand
  7. Betaling gecontroleerd in de bankappMet de hand

Illustratieve workflow. Elk bedrijf is anders, dus we brengen het uwe in kaart voor we iets voorstellen.

Toon ons één proces dat u elke week uren kost.

In een kennismakingsgesprek van 30 minuten bekijken we het samen en zeggen we u eerlijk of automatiseren de moeite waard is.

Boek een kennismakingsgesprekSchrijf ons